Dicas para reuniões mais eficientes
Retardatário habitual
- Nunca atrasar a reunião, respeito ao horário é respeito aos que chegaram na hora.
- Se houver intervalo; conversar em separado com os retardatários neste período.
- OU após a reunião cobrar o motivo do atraso.
- Nunca dar bronca em público.
- Em público somente elogios.
Conversas Paralelas
- Pessoas que ficam conversando em voz alta enquanto a reunião prossegue, isso tira o foco das outras. Tira o foco de quem está liderando
- Dirigir-se a esses indivíduos, peça que falem sobre o que estão falando; para o resto do grupo.
Disco quebrado
- O individuo repete assuntos que já foram tratados.
- O condutor deve interpelar indicando que o tópico já foi tratado.
- A reunião deve seguir para o próximo tópico.
Foco no que precisa ser tratado
- O individuo não para de falar, de contar estórias pessoas ou profissionais, que nada tem haver com o tema da reunião.
- Interpele o individuo de forma direta, pedindo que foque no que está sendo tratado.
- Evite o desperdício de tempo;
Pessoas competidoras
- Produzir a melhor idéia é saudável, mas é um jogo de equipe não de indivíduos.
- Faça um brainstorn, liste todas as idéias, mesmo que ache bobagem.
- Nenhuma idéia é melhor que a outra. De oportunidade para que todos participem. Isso acaba com a competição
- Depois o líder da reunião junto com o grupo deve filtrar as idéias mais relevantes.
- Lidar com os competidores não é uma tarefa fácil.
Pessoas que gostam de chamar a atenção
- Falam alto o tempo todo no intuito de dominar a reunião.
- Coloque para secretariar a reunião, para fazer as anotações; não dê tempo para chamar atenção, deixe-o ocupado
- Caso não funcione, peça para que o mesmo se retire da reunião.
O ausente
- Está de corpo, mas não está de alma.
- Pessoas tímidas têm esse perfil.
- Pergunte com cautela o que esta achando sobre o que está sendo tratado.
- Incentive a participar
Opositor
- Nega a idéia; contesta as idéias dos demais.
- Lembre que uma das premissas do brainstorn é a separação entre o processo de criação de idéias e o processo de avaliação das idéias.
- Logo no início da reunião já defina as regras do brainstorn; deixando claro que todos irão dar a sua contribuição.
Faz Tudo
- Fica verificando seus dispositivos eletrônicos de 5 em 5 minutos.
- Acarreta perda de foco não somente do indivíduo, mas também dos demais, que se sentem incomodados
- Todos devem desligar seus aparelhos.
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